선수관리비·관리비 예치금, 최초 징수부터 매매 시 승계·반환까지

안녕하세요, 집합건물 회계감사를 전문으로 수행하는 집합건물 전문 회계사 이승석 회계사입니다.

실무에서 가장 먼저 확인할 것은 돈의 이름보다 어떤 목적으로 받았고, 누구에게 언제 돌려주기로 했는지입니다. 최초 납부영수증부터 현재 예치금대장까지 이어져 있어야 소유자가 바뀔 때도 정확하게 정산할 수 있습니다.

1. 선수관리비라는 이름만으로 돈의 성격을 판단하지 않습니다

관리비는 비용 지출과 부과·수납 사이에 시차가 생깁니다. 관리업무를 시작할 때 필요한 운영자금을 미리 확보하기 위해 받은 돈을 현장에서 선수관리비라고 부르기도 합니다. 다만 같은 이름으로 특정 기간의 관리비를 미리 받는 경우도 있으므로, 납부 안내문과 계약서의 내용을 확인해야 합니다.

예를 들어 입주할 때 받은 60만원이 매월 관리비에 차례로 충당되는 돈이라면, 계속 유지하는 운영예치금 60만원과 동일하게 관리해서는 안 됩니다. 수납 항목을 나누고, 월별 충당 내역 또는 예치금 잔액을 각각 확인할 수 있도록 기록하는 것이 좋습니다.

2. 최초 징수는 적용 법령과 계약부터 확인합니다

공동주택관리법 제24조제1항은 관리주체가 공용부분의 관리·운영 등에 필요한 관리비예치금을 공동주택의 소유자에게 징수할 수 있도록 규정합니다. 실제 입금자가 임차인이라는 이유만으로 법정 부담 주체까지 임차인으로 바뀌는 것은 아닙니다.

사업주체가 입주예정자의 과반수가 입주할 때까지 공동주택을 직접 관리하는 경우에는 공동주택관리법 시행령 제24조에 따라 입주예정자와 관리계약을 체결하고, 그 계약에 따라 예치금을 징수할 수 있습니다. 분양 초기에는 징수금액뿐 아니라 관리계약과 이후 관리업무 인계자료를 함께 확인해야 합니다.

위 조문들은 모든 건물에 동일한 금액이나 일률적인 ‘몇 개월분’을 정하고 있지 않습니다. 최초 고지액은 실제 운영자금 필요액과 해당 건물의 적법한 규약·계약 등 산정 근거를 대조해야 합니다.

상가·오피스텔 등 공동주택관리법의 해당 규정이 적용되지 않는 집합건물은 같은 방식으로 결론을 내리지 않습니다. 집합건물법 제17조는 규약에 다른 정함이 없으면 지분 비율에 따라 공용부분 관리비용 등을 부담하도록 규정하지만, 이 조문만으로 개별 예치금의 반환시기와 승계 절차까지 정해지는 것은 아닙니다. 관리규약, 유효한 관리단 의사결정, 관리계약과 최초 징수약정을 함께 검토해야 합니다. 집합건물법 제17조 확인하기

1. 징수 목적을 운영예치금, 관리비 선납액 등으로 구분합니다.
2. 징수 권한과 근거를 법령·규약·계약·의사결정 자료에서 확인합니다.
3. 금액 산정표에 필요자금, 배분 기준, 호실별 금액을 남깁니다.
4. 반환 조건과 정산 방법을 납부 전에 안내합니다.
5. 납부 대상자와 실제 납부자를 구분하여 고지서와 수납대장에 기록합니다.

3. 반환할 예치금은 수익과 구분하여 부채로 관리합니다

반환 의무가 있는 운영예치금을 받았다면 현금이 늘었다는 이유만으로 관리비수익이나 잡수입으로 처리하지 않습니다. 공동주택 회계처리기준의 별지 제1호서식도 관리비예치금을 비유동부채 항목으로 제시합니다. 구체적인 표시에서는 같은 기준 제44조제3항의 상환 예상기간에 따른 구분도 검토해야 합니다.

상가·오피스텔에서는 해당 관리단에 적용되는 회계기준과 징수약정을 확인하여 기록합니다. 회계상 부채로 계상했다는 사실만으로 반환 상대방이나 법률상 승계 여부가 확정되는 것은 아닙니다.

예치금을 관리·운영에 사용하더라도 자금 지출과 예치금 반환 의무는 별개입니다. 청소용역비 등은 발생한 비용과 지급 내역에 따라 기록하고, 돈을 썼다는 이유만으로 관리비예치금 부채를 줄이지 않습니다.

4. 매매 시에는 당사자 간 승계 정산과 직접 반환을 나눕니다

공동주택관리법 제24조제2항은 소유자가 소유권을 상실하면 관리주체가 예치금을 반환하도록 규정합니다. 소유자가 관리비·사용료·장기수선충당금 등을 미납했다면 예치금에서 정산한 뒤 잔액을 반환할 수 있습니다.

한편 법제처의 찾기쉬운 생활법령정보는 통상적인 매매 정산으로 매수인이 매도인에게 예치금 상당액을 지급하는 방식을 안내합니다. 이때 관리사무소에 남아 있는 예치금과 당사자 사이에서 오간 돈을 구분해야 합니다. 법제처의 관리비예치금 정산 안내 확인하기

반환청구권을 매수인에게 양도하는 방식으로 처리한다면 양도 합의와 대항요건도 확인해야 합니다. 민법 제450조제1항은 양도인의 채무자에 대한 통지 또는 채무자의 승낙을 요구하고, 제2항은 채무자 이외의 제3자에 대한 대항에 확정일자 있는 증서를 요구합니다. 반환채무자가 누구인지 확인한 뒤 그 상대방에 대한 절차를 갖추어야 합니다.

실무상 승계확인서에는 호실, 종전 권리자와 새 권리자, 예치금 잔액, 당사자 간 지급액, 미납금 처리, 권리 이전 내용과 효력 발생시점을 적는 것이 좋습니다. 관리사무소는 이를 확인하고 예치금대장을 변경합니다. 매수인이 매도인에게 돈을 지급했다는 사실만으로 관리사무소의 수납 전표를 새로 만들지는 않습니다.

직접 반환하는 경우에는 소유권 변동과 반환받을 권리자를 확인하고, 미납금을 항목별로 확정합니다. 상가·오피스텔의 계약상 예치금에서 미납금을 공제할 때에는 공동주택의 조문을 그대로 적용하지 말고 계약상 정산 조항, 채권·채무의 당사자와 상계 요건 등을 별도로 검토해야 합니다.

5. 실제 금액으로 보면 장부 처리의 차이가 분명해집니다

새 소유자에게 같은 금액의 예치금을 적법한 근거에 따라 징수하고, 별도의 미수예치금 기록 없이 60만원을 받았다면 차변 예금 60만원, 대변 관리비예치금 60만원으로 기록합니다. 종전 소유자에 대한 반환과 새 소유자에 대한 수납을 각각 남겨야 자금 흐름을 설명할 수 있습니다.

다른 방식으로, 매도인이 미납금 12만원을 먼저 납부하고 매수인이 매도인에게 60만원을 지급하여 반환청구권을 적법하게 양수했다고 가정해 보겠습니다. 관리사무소는 미납금 수납을 기록하고 승계서류에 따라 예치금대장의 권리자를 변경합니다. 기존 예치금 부채 총액은 유지되며, 당사자 사이의 60만원 지급을 관리사무소의 입출금으로 기록하지 않습니다.

이 두 방식을 섞으면 매도인이 매수인에게 정산받은 뒤 관리사무소에서도 다시 반환받거나, 매수인이 이미 승계한 예치금을 다시 납부하는 문제가 생길 수 있습니다. 잔금 정산 전에 사용할 방식을 확정하고 동일한 내용으로 계약서·확인서·대장을 맞추어야 합니다.

6. 예치금대장은 최초 납부부터 현재 권리자까지 연결합니다

예치금 확인서를 발급하기 전에 호실별 대장과 총계정원장을 대사합니다. 과거에 실제 반환하거나 미납금에 충당한 금액이 있다면 그 근거까지 확인해야 합니다. 최초 납부액만 적힌 오래된 영수증으로 현재 반환 가능한 잔액을 확정해서는 안 됩니다.

특히 처음 예치금을 받은 곳이 사업주체나 이전 관리업체라면, 현재 관리주체가 어떤 자금과 반환채무를 인계받았는지 확인해야 합니다. 관리업체의 이름이 바뀌었다는 사실과 예치금 반환 의무의 인계는 구분하여 문서로 연결합니다.

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