입주민에게 회계자료를 공개할 때 급여·계좌정보는 어디까지 가릴까?

안녕하세요, 집합건물 회계감사를 전문으로 수행하는 집합건물 전문 회계사 이승석 회계사입니다.

실무에서는 먼저 누가 어떤 권한으로 자료를 요청했는지 확인한 뒤, 공개할 회계정보와 제외할 정보를 나누어야 합니다. 원본을 보관하는 일과 입주민에게 제공할 사본을 만드는 일도 구분해서 처리하는 것이 좋습니다.

1. 건물에 적용되는 법률과 공개방식을 먼저 확인합니다

의무관리대상 공동주택에는 「공동주택관리법」 제27조제3항이 적용됩니다. 관리주체는 입주자등의 장부·증빙서류 등의 열람·복사 요구에 관리규약에 따라 응하되, 사생활 침해 우려가 있는 정보와 공개 시 업무의 공정한 수행에 현저한 지장을 초래할 우려가 있는 일정한 정보를 제외해야 합니다. 공동주택관리법 제27조 원문

일반 집합건물은 「집합건물의 소유 및 관리에 관한 법률」 제26조를 확인합니다. 제3항은 이해관계인의 보고자료·장부·증빙서류 열람과 자기 비용의 등본 교부 청구를 규정하면서 공개 제외정보를 두고 있습니다. 제2항의 월별 장부 작성·보관 의무는 전유부분이 50개 이상인 건물에 적용되므로, 이 숫자를 모든 자료 열람권의 공통 기준으로 보아서는 안 됩니다.

또한 같은 조 제4항은 의무관리대상 공동주택 및 임대주택, 신고한 대규모점포등관리자가 있는 대규모점포·준대규모점포에 제1항부터 제3항까지를 적용하지 않도록 규정합니다. 건물의 법적 유형부터 확인해야 합니다. 집합건물법 제26조 원문

개별 열람·복사와 홈페이지·게시판 공개도 구분합니다. 의무관리대상 공동주택의 관리비 공개를 규정한 공동주택관리법 제23조제4항은 항목별 산출내역을 대상으로 하고 세대별 부과내역은 제외합니다. 이를 급여대장이나 통장 원본 전체를 게시하라는 의미로 확대해서는 안 됩니다. 공동주택관리법 제23조 원문

2. 직원 이름을 지워도 개인별 급여가 드러날 수 있습니다

법제처는 2022. 12. 19. 법령해석 22-0711에서 공동주택 관리사무소 직원의 개인별 급여·퇴직금 지급명세가 공동주택관리법 제27조제3항제1호에 따른 열람·복사 제외 대상이라고 해석했습니다. 해당 직원의 동의가 없고, 같은 항 제2호의 업무 공정성 관련 제외정보에는 해당하지 않는 경우를 전제로 한 해석입니다.

그 이유에는 소수 직원으로 운영되는 관리사무소의 특성이 포함되어 있습니다. 성명이나 고유식별정보를 삭제해도 취업·퇴직 시기 등을 통해 지급 대상자를 알아볼 수 있다는 것입니다. 따라서 “직원 A”, “관리소장”, “이번 달 퇴직자”로 바꾸는 것만으로 개인별 지급명세를 제공해도 된다고 판단하기는 어렵습니다.

인건비 집행을 설명할 때에는 개인별 지급명세를 제외하고, 개인의 보수가 드러나지 않는 범위에서 인건비 항목별 합계와 예산 대비 집행내용을 정리하는 방법을 검토할 수 있습니다. 다만 직원이 한 명인 항목이나 퇴직자가 한 명뿐인 기간은 합계도 개인별 금액과 같아질 수 있으므로 추가 검토가 필요합니다.

3. 계좌정보는 명의자와 회계 확인 목적에 따라 나눕니다

「개인정보 보호법」 제2조제1호는 다른 정보와 쉽게 결합하여 개인을 알아볼 수 있는 정보도 개인정보에 포함합니다. 개인 명의 계좌번호는 예금주명과 거래내역 등을 함께 보아 판단해야 합니다. 법인·단체 명의 계좌와 개인 명의 계좌를 같은 기준으로 일괄 처리하는 것은 적절하지 않습니다. 개인정보 보호법 제2조 원문

계좌번호와 급여액 자체가 곧 법정 고유식별정보인 것은 아닙니다. 개인정보 보호법 시행령 제19조가 정한 고유식별정보는 주민등록번호, 여권번호, 운전면허번호, 외국인등록번호입니다. 그러나 고유식별정보가 아니라는 이유로 사생활 침해 우려가 있는 정보를 공개해도 되는 것은 아닙니다. 개인정보 보호법 시행령 제19조 원문

아래 표는 법령이 정한 일률적인 가림 서식이 아니라, 앞서 확인한 공개 제외규정에 따라 공개용 자료를 검토하는 실무 기준입니다.

“계좌번호 뒤 네 자리만 남기면 적법하다”는 공통 기준은 확인되지 않습니다. 전체 번호가 불필요하면 가리고, 계좌 간 대사가 필요하면 공개용 자료에서 일관된 계좌 구분표시를 사용하는 방법을 검토할 수 있습니다. 다만 관리단 자금을 관리인 개인 명의 통장으로 보관했다면, 단체 계좌로 취급할 수 없으므로 계좌의 명의와 자금 귀속을 함께 확인해야 합니다.

4. 개인정보를 제외하되 회계자료 전체를 일괄 거절하지 않습니다

공개 제외정보가 섞여 있다는 이유로 거래일자, 지출 목적, 계약금액 등 나머지 회계정보까지 일괄적으로 제공하지 않는 방식은 피해야 합니다. 다만 개인별 급여 지급명세처럼 금액 자체가 보호 대상이 되는 자료는, 일반 지출증빙과 동일하게 처리할 수 없습니다.

개인정보 보호법 제3조제2항·제6항은 목적에 적합한 처리와 사생활 침해의 최소화를 요구합니다. 이를 실무에 반영하려면 공개 대상 정보는 확인할 수 있게 남기고, 제외 대상 정보는 복원되거나 다른 자료와 결합되어 드러나지 않도록 처리하는 것이 좋습니다. 개인정보 보호법 제3조 원문

1. 요청 범위를 확인합니다. 요청자의 자격, 대상 기간, 자료명, 열람인지 복사인지와 적용 법령·관리규약을 확인합니다.
2. 자료별 공개 제외정보를 표시합니다. 번호·성명뿐 아니라 개인별 금액, 직책, 지급 시기와 비고란까지 검토합니다.
3. 원본에서 별도의 제공용 사본을 만듭니다. 원본 장부·증빙을 수정하거나 개인정보 부분을 삭제하지 않습니다.
4. 회계 확인에 필요한 연결을 유지합니다. 공개 가능한 거래의 증빙번호와 장부 기록을 연결하고, 집계자료는 원본과 대사할 수 있도록 내부 근거표를 보관합니다.
5. 최종 제공 파일을 확인합니다. 가림 부분의 복사·검색·복원 가능성과 숨김 시트, 메모, 첨부자료에 남은 정보를 점검합니다. 단순히 검은 도형을 덮는 방식은 피합니다.
6. 제공 내역과 제외 사유를 남깁니다. 요청일, 처리일, 제공자료, 제외항목과 근거를 기록하고 열람·전달 대상을 확인합니다.

이 절차에서 사용하는 요청·제공 기록은 분쟁을 줄이기 위한 관리자료입니다. 불필요한 신분증 사본이나 개인정보를 추가로 수집하는 방식이 되지 않도록 주의합니다.

5. 동의와 감사 권한도 제공 범위를 따로 확인합니다

직원이 동의한 경우에도 동의의 대상과 범위를 확인해야 합니다. 개인정보 보호법 제17조제2항은 제3자 제공 동의를 받을 때 제공받는 자, 이용 목적, 제공 항목, 보유·이용 기간, 동의 거부권 등을 알리도록 규정합니다. 급여업무 처리를 위한 동의가 곧 입주민 전체나 공개 게시판에 보수를 공개하는 동의가 되는 것은 아닙니다. 개인정보 보호법 제17조 원문

당초 목적을 벗어난 제공이라면 제18조도 함께 검토해야 합니다. 별도 동의나 다른 법률의 특별한 규정 등 해당 근거와 요건을 확인하되, 정보주체 또는 제3자의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있는 경우에 대한 제한도 고려합니다. 개인정보 보호법 제18조 원문

입주자대표회의 구성원이나 관리위원이라는 지위만으로 개인별 급여자료 전체에 대한 접근권한이 생긴다고 판단하지 않습니다. 인사·급여 업무 담당자, 자체 감사, 외부회계감사인, 감독기관의 자료 확인은 각각의 업무와 권한, 제공 근거를 따로 확인해야 합니다. 필요한 원본을 적법한 범위에서 확인하는 것과 그 원본을 입주민에게 배포하는 것은 별개의 문제입니다.

6. 실제 요청에는 이렇게 대응합니다

이 경우 이름과 계좌번호만 지운 개인별 급여대장이나 이체확인증을 그대로 제공하는 것은 신중해야 합니다. 다음 순서로 처리하는 것이 실무상 적절합니다.

1. 요청자의 자격과 요청자료를 확인하고, 개인별 급여·퇴직금 지급명세의 제외 근거를 검토합니다.
2. 급여 합계 1,800만원과 예산 대비 집행내용은 특정 직원의 보수가 드러나지 않는지 확인한 후 제공 범위를 정합니다.
3. 급여대장의 합계와 장부·이체자료의 관계는 내부 대사표로 확인합니다. 공제액 등이 있으면 급여 비용과 실제 이체액의 차이도 설명할 수 있게 정리합니다.
4. 한 명뿐인 퇴직자의 금액은 이름을 지우거나 단순 합계로 바꾸어도 특정될 수 있으므로, 개별 지급정보가 드러나는 부분을 별도로 제외합니다.
5. 제공자료와 제외 사유를 안내하고, 원본 및 대사 근거는 권한 있는 담당자가 확인할 수 있도록 보관합니다.

투명성을 높이려면 입주민이 확인하려는 지출의 근거와 합계를 설명할 수 있어야 합니다. 동시에 집계표와 통장 사본을 함께 보면 제외한 개인별 금액이 다시 드러나는지도 점검해야 합니다.

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