관리직원 식대와 차량보조금, 이름만 바꾸면 비과세가 될까?

안녕하세요, 집합건물 회계감사를 전문으로 수행하는 집합건물 전문 회계사 이승석 회계사입니다.

식대와 자가운전보조금은 각각 요건을 충족하면 비과세를 적용할 수 있습니다. 다만 같은 관리사무소 직원이라도 식사 지원방식이나 담당업무가 다르면 판단이 달라질 수 있으므로 직원별로 확인해야 합니다.

1. 급여 항목을 나누는 것과 비과세 요건을 갖추는 것은 다릅니다

소득세법 제20조제1항제1호는 근로의 대가로 받는 봉급·수당 등과 유사한 급여를 근로소득으로 규정합니다. 관리단이 비용을 ‘복리후생비’나 ‘차량유지비’로 기록하더라도 그 계정과목만으로 직원의 소득세 비과세 여부가 결정되지는 않습니다.

반대로 식대나 자가운전보조금을 월급과 함께 지급한다는 이유만으로 비과세가 배제되는 것도 아닙니다. 계약서와 지급기준에서 항목·금액을 확인할 수 있고, 실제 지급과 각 항목의 적용요건이 일치하는지 살펴보아야 합니다.

2. 식대는 식사 제공 여부와 월별 지급액을 확인합니다

소득세법 제12조제3호러목은 사내급식이나 이와 비슷한 방법으로 제공받는 식사·음식물과, 식사·음식물을 제공받지 않는 근로자가 받는 월 20만원 이하의 식사대를 비과세 대상으로 규정합니다. 현금 식대의 핵심은 금액뿐 아니라 직원이 식사를 제공받는지입니다.

예를 들어 통상적인 식사를 별도로 제공하지 않고 지급기준에 따라 매월 식대 25만원을 지급한다면, 요건을 충족하는 20만원은 비과세하고 초과한 5만원은 과세 급여에 포함합니다. 반면 점심을 제공하면서 현금 식대도 지급한다면 그 현금 식대에는 원칙적으로 비과세를 적용할 수 없습니다.

구내식당이 없더라도 외부 식당과의 계약이나 식권 등을 통해 식사를 제공할 수 있습니다. 따라서 식당의 유무만 보지 말고 식권의 사용조건, 식사비 지원내용과 실제 제공방식을 확인해야 합니다.

다만 야간근무 식사까지 일률적으로 판단해서는 안 됩니다. 국세상담센터의 「05.비과세 식대」 Q&A는 다른 근로자와 함께 일률적으로 급식수당을 받는 직원이 시간외근무 중 야간에 별도로 제공받는 식사에 대해 비과세가 가능하다고 안내합니다. 통상적인 식사 제공과 시간외근무 식사를 구분하여 확인할 필요가 있습니다.

3. 차량보조금은 자가운전보조금의 네 가지 요건을 확인합니다

일반적인 차량보조금 중 비과세를 검토할 수 있는 대표적인 항목은 자가운전보조금입니다. 근거는 소득세법 제12조제3호자목과 소득세법 시행령 제12조제3호이며, 다음 요건을 함께 확인합니다.

1. 직원이 소유한 차량 또는 직원 본인 명의로 임차한 차량이어야 합니다.
2. 그 직원이 직접 운전하여 사용자의 업무에 실제로 이용해야 합니다.
3. 시내출장 등에 든 실제 여비를 따로 받는 대신, 사업체의 규칙 등에 정한 기준에 따라 지급받아야 합니다.
4. 비과세 적용금액은 월 20만원 이내입니다.

본인 차량을 가지고 있다는 사실만으로는 부족합니다. 차량을 출퇴근에만 사용하면서 받는 교통보조금은 비과세 자가운전보조금에 해당하지 않습니다. 관리소장이 차량으로 관공서 방문이나 관리업무 관련 이동을 하는 경우에도 차량 명의, 실제 사용내용과 지급기준을 함께 확인해야 합니다.

국세상담센터는 배우자 단독 명의 차량에는 이 비과세 규정을 적용할 수 없지만, 배우자와 공동명의인 차량은 적용 가능하다고 안내합니다. 가족 차량이라고 모두 같은 취급을 하는 것은 아니므로 자동차등록증이나 본인 명의 임대차계약서를 확인하는 것이 좋습니다.

요건을 갖춘 자가운전보조금을 월 30만원 지급하면 20만원은 비과세하고 초과한 10만원은 과세합니다. 업무 사용 등 요건을 충족하지 못한다면 지급액이 20만원 이하라도 이 항목의 비과세를 적용할 수 없습니다.

4. 출장비 실비정산과 정액 보조금의 중복을 점검합니다

자가운전보조금은 시내출장 등에 소요되는 실제 여비를 대신하여 지급하는 금액입니다. 국세상담센터의 「01.자기차량운전보조금」 Q&A는 시내출장 여비를 실비로 정산받으면서 별도로 받는 자가운전보조금은 과세 근로소득에 포함된다고 안내합니다.

예를 들어 관리사무소에서 시내 업무 이동의 유류비·통행료 등을 정산해 주면서 매월 자가운전보조금도 지급한다면, 두 지급방식을 함께 살펴보아야 합니다. 다만 자가운전보조금을 받는 직원의 시외출장 여비 중 실비변상 정도의 금액은 별도로 비과세가 가능하다는 안내도 있으므로, 출장비를 받았다는 이유만으로 모든 보조금을 같은 방식으로 처리해서는 안 됩니다.

5. 직원별 확인자료를 갖추고 급여대장에 반영합니다

관리단이 직접 고용한 직원인지, 위탁관리회사가 고용하여 배치한 직원인지부터 확인합니다. 급여 계산과 원천징수를 처리하는 주체가 관련 자료를 검토해야 하며, 관리단이 위탁관리비를 부담한다는 사실만으로 직원 급여의 비과세 처리까지 결정되는 것은 아닙니다.

위 목록은 사실관계를 확인하기 위한 실무 자료입니다. 자가운전보조금의 비과세를 위해 매월 사용한 경비 전액에 대한 영수증을 반드시 제출해야 한다는 뜻은 아닙니다. 국세상담센터도 소요경비 증빙이 없더라도 지급규정에 따라 실제 지급한 월 20만원 이내 금액에 비과세를 적용할 수 있다고 안내합니다. 다만 차량 명의와 업무 사용 등 본래의 요건은 충족해야 합니다.

이 사례에서 차량보조금의 이름을 ‘자가운전보조금’으로 고쳐도 업무 사용 사실이 달라지는 것은 아닙니다. 직원별 요건을 먼저 확인하고 그 결과를 급여대장에 반영해야 합니다.

6. 잘못 적용한 비과세는 해당 기간의 자료부터 정리합니다

요건을 갖추지 못한 금액을 비과세로 처리했다면 다음 달 급여 항목만 바꾸고 끝내지 말고, 오류가 발생한 직원·월·금액을 정리합니다. 사후에 지급규정을 만들었다는 사실만으로 과거 지급분의 요건이 충족되는 것은 아니므로 당시의 계약, 지급내역과 실제 지원내용을 확인해야 합니다.

1. 오류 기간과 사유를 직원별로 확정합니다.
2. 월별 과세·비과세 금액을 다시 계산합니다.
3. 급여대장과 급여명세서를 정리하고 당초 자료와 수정내역을 함께 보관합니다.
4. 급여·세무 담당자와 원천세 수정신고, 추가 납부와 연말정산 재정산 필요성을 확인합니다.
5. 이미 제출한 지급명세서 등 소득자료의 정정 범위도 함께 점검합니다.

원천징수 세액을 적게 납부했다면 납부지연가산세가 발생할 수 있습니다. 구체적인 정정과 납부 범위는 오류가 발생한 기간과 신고·정산 상태를 확인하여 결정합니다. 관련 절차는 국세청 지급명세서 수정 안내와 원천징수 관련 가산세 안내에서 확인할 수 있습니다.

또한 소득세 비과세와 노동관계법상 임금 판단은 구분해야 합니다. 근로기준법 제2조제1항제5호는 명칭과 관계없이 근로의 대가로 지급하는 금품을 임금으로 봅니다. 따라서 비과세 식대라는 이유만으로 퇴직급여 등의 계산에서 제외하지 말고, 해당 지급액의 성격과 적용기준을 별도로 검토해야 합니다.

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