경비·청소 용역업체가 바뀔 때, 미정산 연차수당·퇴직 관련 비용을 누가 부담할까?

안녕하세요, 집합건물 회계감사를 전문으로 수행하는 집합건물 전문 회계사 이승석 회계사입니다.

같은 경비원이나 청소원이 같은 건물에서 계속 일한다는 사실만으로 과거의 모든 비용이 새 업체로 넘어가는 것은 아닙니다. 반대로 관리단이 매월 용역비에 해당 비용을 포함하여 지급했다는 사실만으로 근로자에 대한 지급까지 끝났다고 볼 수도 없습니다.

1. 근로자에 대한 지급의무와 관리단의 비용부담을 구분합니다

종전 용역업체가 근로자를 고용하고 임금을 지급하는 실제 사용자라면, 그 업체의 근로관계에서 발생한 미지급 임금과 연차 미사용수당, 퇴직급여는 원칙적으로 해당 업체가 처리할 사항입니다. 관리단이 용역을 발주하고 용역비를 지급했다는 이유만으로 근로자의 사용자가 되는 것은 아닙니다.

다만 계약 명칭만으로 판단해서는 안 됩니다. 관리단의 직접고용인지, 용역업체의 고용인지부터 확인하고, 실제 채용·임금결정·업무지휘 등의 관계가 계약과 다른 경우에는 사용자 및 별도 법적 책임을 검토해야 합니다. 이 글은 용역업체가 실제 사용자인 통상적인 도급관계를 전제로 합니다.

근로기준법 제36조는 근로자가 퇴직한 경우 사용자가 지급사유 발생일부터 14일 이내에 임금 등 금품을 지급하도록 정하고 있습니다. 특별한 사정이 있는 경우 당사자 사이의 합의로 기일을 연장할 수 있지만, 관리단과 업체 사이에 정산 분쟁이 있다는 사정만으로 지급기한이 자동 연장되지는 않습니다.

2. 연차수당은 근로자별 발생·사용·지급 내역부터 맞춥니다

근로기준법 제60조에 따른 연차유급휴가는 근속기간과 출근율 등에 따라 발생합니다. 업체가 청구서에 넣은 월별 ‘연차수당’ 산정액과 근로자가 실제로 받을 미사용수당은 일치하지 않을 수 있습니다. 계약금액을 그대로 복사하기보다 다음 순서로 확인하는 것이 좋습니다.

1. 적용대상 확인: 상시근로자 수와 소정근로시간을 확인합니다. 법정 연차휴가는 원칙적으로 상시 5명 이상 사업 또는 사업장에 적용되며, 근로기준법 제18조제3항의 4주 동안(4주 미만 근로한 경우에는 그 기간)을 평균하여 1주 소정근로시간이 15시간 미만인 근로자는 적용에서 제외됩니다. 계약이나 취업규칙이 별도로 부여한 휴가는 함께 확인합니다.
2. 발생일수 확인: 입사일, 근속기간, 출근율, 연차 산정방식과 실제 퇴직일을 대조합니다. 용역계약기간과 개별 근로자의 근로기간을 동일하게 취급하지 않습니다.
3. 사용일수 확인: 휴가신청서·근태기록과 연차대장을 맞춥니다. 단순한 비번이나 휴무일을 연차 사용일로 처리하지 않았는지도 확인합니다.
4. 수당과 기지급액 확인: 보상대상 잔여일수와 적용 임금기준을 확인하고, 급여대장·임금명세서·지급내역에서 이미 지급된 금액을 대사합니다.
5. 사용촉진 여부 확인: 미사용수당을 지급하지 않는다는 설명이 있으면 법정 절차와 실제 휴가 사용기회가 있었는지 확인합니다.

근로기준법 제61조에 따른 연차 사용촉진으로 보상의무가 면제되려면 해당 휴가에 적용되는 시기와 서면 절차를 갖추고, 휴가가 법에서 정한 사용기간의 경과로 소멸하는 등 요건을 충족해야 합니다. 1년 미만 근로자의 휴가는 별도의 절차가 적용됩니다. ‘휴가를 쓰라고 안내했다’는 설명이나 업체 교체 직전의 일괄 통보만으로 면제 여부를 판단하지 않습니다.

경비원에게 감시·단속적 근로 승인이 있다는 사정도 연차 검토를 생략할 이유가 되지는 않습니다. 근로기준법 제63조의 적용 제외는 근로시간·휴게·휴일에 관한 규정이므로, 연차휴가는 그 적용요건을 따로 확인해야 합니다.

3. 퇴직금과 퇴직연금 부담금은 같은 방식으로 정산하지 않습니다

근로자퇴직급여 보장법 제4조제1항에 따르면 계속근로기간이 1년 미만이거나, 4주간을 평균하여 주 소정근로시간이 15시간 미만인 근로자는 법정 퇴직급여제도 설정의무의 예외에 해당합니다. 해당 요건을 충족하는지 확인하되, 이 건물에 배치된 기간만으로 해당 업체에서의 전체 계속근로기간을 판단하지 않도록 주의해야 합니다.

퇴직금제도라면 같은 법 제8조제1항에 따라 계속근로기간 1년에 대하여 30일분 이상의 평균임금을 기준으로 검토합니다. 실제 퇴직이 발생하면 제9조제1항에 따라 원칙적으로 지급사유 발생일부터 14일 이내에 지급해야 하며, 특별한 사정이 있는 경우 당사자 간 합의로 지급기일을 연장할 수 있습니다.

확정기여형 퇴직연금제도(DC)라면 같은 법 제20조제1항에 따른 연간 임금총액의 12분의 1 이상 부담금과 실제 납입내역을 확인합니다. 퇴직 시 미납 부담금이 있으면 제20조제5항에 따른 납입과 지연이자를 검토해야 합니다. 확정급여형(DB) 등 다른 제도는 해당 규약과 적립·급여 지급자료에 맞추어 확인합니다.

따라서 월 용역비 산출내역의 ‘퇴직충당금’, ‘퇴직적립금’, ‘퇴직금 상당액’은 우선 계약금액의 구성항목으로 보아야 합니다. 그 금액이 근로자의 법정 퇴직급여와 같은 금액인지, 실제 지급 또는 연금 납입이 이루어졌는지는 별도로 확인해야 합니다.

4. 고용승계가 과거 근속기간과 미지급 채무의 승계를 모두 뜻하지는 않습니다

업체가 바뀌어도 근로자가 계속 근무하는 경우에는 새 업체가 채용하는지, 종전 근로관계가 포괄적으로 이전되는지, 과거 근속기간을 어떤 범위에서 인정하는지를 구분해야 합니다. 합의서에 ‘고용승계’라는 한 단어만 넣어 두면 연차일수와 퇴직급여 산정기간, 미지급액의 처리에서 해석이 갈릴 수 있습니다.

대법원 2021. 4. 29. 선고 2016두57045 판결은 원자력발전소 청소용역의 업체 변경과 관련된 사건입니다. 용역계약의 고용승계 조항, 기존 승계 관행, 업무의 내용과 당사자들의 인식 등을 종합하여 고용승계 기대권을 판단하고, 기대권이 인정되는 근로자에 대한 합리적 이유 없는 승계 거절은 효력이 없다고 보았습니다.

이 판결의 직접적인 판단대상은 고용승계 거절의 효력입니다. 이를 근거로 새 업체가 종전 업체의 미지급 연차수당과 퇴직 관련 채무를 모두 부담한다고 확대해서는 안 됩니다. 과거 채무와 근속기간의 처리에는 실제 근로관계의 이전 방식, 관련 법리와 합의내용을 별도로 대조해야 합니다.

1. 종전 근로관계의 종료 여부: 실제 종료일과 퇴직금 지급사유가 발생하는지 확인합니다.
2. 새 업체의 근로조건: 입사일과 과거 근속기간 인정 범위를 연차·퇴직급여 항목별로 확인합니다.
3. 기존 미지급액의 처리: 금액, 지급주체, 지급기한과 채무 인수의 법적 효력을 확인합니다.
4. 근로자의 권리 확인: 필요한 동의나 합의가 갖추어졌는지, 업체 간 합의로 근로자에게 불이익을 전가하지 않는지 검토합니다.

5. 관리단의 추가 지급·반환 요구는 용역계약을 보고 판단합니다

근로자에게 지급할 금액이 확인되었다면, 다음은 그 비용을 관리단이 계약상 얼마나 부담하기로 했는지 확인할 차례입니다. 계약서와 입찰조건, 산출내역서, 정산특약을 함께 읽어야 합니다. 산출내역에 연차·퇴직 관련 항목이 있다는 사실만으로 실비정산 약정이 있다고 단정할 수는 없습니다.

종전 업체가 ‘퇴직금이 부족하니 추가로 지급해 달라’고 요청하면 실제 법정 금액뿐 아니라 그 부족액을 관리단이 보전하기로 한 계약 근거를 확인해야 합니다. 반대로 근속기간이 짧아 법정 퇴직급여가 발생하지 않았더라도, 이미 지급한 산출내역상 금액의 반환 여부는 계약상 정산·반환 약정을 따로 확인해야 합니다.

새 업체가 과거 근속기간을 인정한다는 이유로 추가 비용을 청구하는 경우에도 종전 업체에 지급했던 금액, 반환 또는 이전 예정액과 대조해야 합니다. 새 업체의 근로조건 약정만으로 관리단의 추가 비용부담이 확정되는 것은 아닙니다.

6. 업체 변경일을 기준으로 정산표와 인수인계서를 만듭니다

정산표는 두 부분으로 나누면 검토하기 쉽습니다. 첫째는 근로자별 연차·퇴직급여 내역이고, 둘째는 관리단과 업체 사이의 계약 정산내역입니다. 두 표를 연결하되 금액이 다르면 그 이유를 기록합니다.

실무에서는 ① 교체일과 근로관계 종료 여부 확정, ② 근로자별 금액 검토, ③ 계약상 인정액과 기지급액 대사, ④ 지급·반환·승계 범위 문서화, ⑤ 실제 이행 확인 순서로 진행하는 것이 좋습니다. 다툼이 있는 금액은 근거와 쟁점을 표시하고, 확정된 부분과 구분하여 관리합니다.

이 가정에서는 관리단과 종전 업체 사이의 반환 대상액은 50만원입니다. 종전 업체가 근로자에게 지급한 550만원의 증빙과 반환금 입금까지 확인해야 정산이 마무리됩니다. 새 업체에 동일한 과거 비용을 다시 지급할 근거는 별도로 확인해야 합니다.

다만 계약이 정액계약이거나, 과거 근속기간·채무를 승계하는 구조라면 같은 계산을 그대로 적용할 수 없습니다. 위 사례의 50만원 반환 결론은 실제 발생액 정산과 초과 지급액 반환 약정이 있다는 조건에 따른 것입니다.

7. 관리단 장부에는 관리단의 채권·채무를 기록합니다

집합건물 회계처리기준 제3조는 복식부기와 발생주의를 규정하고, 공동주택 회계처리기준 제4조도 관리주체의 회계처리와 재무보고에 복식부기 및 발생주의를 적용하도록 정하고 있습니다. 실제 처리는 해당 건물에 적용되는 기준과 계약상 권리·의무를 확인하여 결정해야 합니다.

용역업체가 고용한 근로자에 대한 채무를 관리단의 직접고용 직원 채무와 동일하게 기록하지 않도록 주의합니다. 관리단 장부에서는 업체에 지급할 용역비, 업체로부터 돌려받을 정산금, 관리단이 별도로 보관하는 자금을 각각 그 성격에 맞추어 검토합니다.

관리단이 근로자에게 직접 대신 지급하려는 경우에는 지급 전에 해당 채무, 지급권한, 업체 채무의 소멸 범위와 업체 정산금에서 공제하거나 회수할 근거를 문서로 확인해야 합니다. 지급내역만 남기면 업체에 대한 용역비와 근로자에게 지급한 금액이 중복될 수 있습니다.

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